Финансовото измерване на ИТ – трудна, но възможнa мисия

Post

Какво е отражението на информационните технологии върху финансовите показатели на вашата компания? Да се отговори на този въпрос не е лесно, но и не е невъзможно. Също така, не е невъзможно разходите да бъдат намалени.

www.webstranici.com

www.webstranici.com

Представете си, че тъкмо сте завършили внедряването на ERP- система. Можете ли да кажете, с колко хиляди лева ще са по-високи печалбите ви през 2013г. и каква част от тях ще се дължи на новите информационни технологии? Някои ИТ мениджъри направо заявяват, че такава постановка на въпроса е нелепа, други се впускат в подробни обяснения, за това какво може и какво не може да се оцени. В същото време, за изпълнителните и финансови директори, неопределените обещания за увеличаване на производителността и съкращаване на разходите не са убедителни аргументи. При постоянно нарастващите разходи за ИТ те трябва да са сигурни и във възвращаемостта на вложените средства, и че усилията си струват.

При оценката на ИТ може да се ползват много параметри,– мегабайти, обекти, време на престой и т.н. Но тези вътрешни характеристики на информационните системи, не съответстват директно на бизнес показатели и нищо не значат за управителите и за финансовите директори на фирмата.

Оценката на ИТ инвестициите е важна именно защото тя определя причинно следствени връзки между технологиите и финансовите показатели. Според Дейвид Нортън, един от двамата създатели на “Балансираната система за оценяване” (Balanced Scorecard), между разходите за технологии и финансовите резултати има връзка, макар и не от първи порядък. ИТ инвестициите имат третостепенно значение за резултатите, твърди експертът.

Например, технологиите улесняват междинни операции, свързани с обслужването на клиентите, което на свой ред увеличава доверието на клиентите, а в следствие на това растат продажбите, т.е. финансовите резултати. Благодарение на методите за оценка на ефективността всички споменати междинни етапи стават видими – могат да се опишат количествено, да се измерят и проследят.

Методите

Разработени са множество специални методологии за оценяването на нематериалните преимущества, които дават информационните технологии. Сред тях са:

>> Приложна информационна икономика – AIE (Applied information economics). По тази методика се начисляват точки за да се измерят нематериални активи – например, удовлетвореност на потребителите или съответствие със стратегическите цели. След това, за анализ се прилага различен инструментариум от теорията на статистиката, управление на портфейли и др.

>> Балансирани показатели (Balanced Scorecard): Въпреки че понякога квалифицират методологията като “отживелица от 80-те години”, нейните разнообразни варианти (за оценка на кадрите, ИТ, компетентността на ръководителите и др.) все още са първото, за което бизнесмените се сещат, когато стане дума за преценки.

Идеята на Balanced Scorecard е традиционните показатели на финансовите отчети да се обединят с оперативни параметри и да се оценят нематериалните активи – например степен на удовлетвореност на сътрудниците, ефективност на използване на приложенията и т.н. В метода всички параметри се разглеждат от 4 гледни точки – финансова, степен на удовлетвореност на клиентските изисквания, вътрешни процеси, обучение. Мениджърите трябва да съпоставят всяко от тези направления с общата стратегия за развитие на бизнеса.

>> Известни са още методи като Общ икономически ефект (Total Economic Impact, TEI), Бърза икономическа обосновка (Rapid Economic Justification, REJ), Управление на портфейлите и т.н. (Portfolio Management).

>> Със славата на ефективен подход за определяне на съотношението цена/качество се утвърди методологията за изчисление на Тоталната цена на притежанието (Total Cost of Ownership, TCO).

TCO е модел за анализ на преките и непреки разходи свързани с притежаването и използването на хардуер и софтуер. При управлението на корпоративните ИС, TCO се оценява по различни методологии, но целта винаги е при внедряването на информационни технологии да се снижат разходите и да се повиши ефективността.

“С TCO компаниите получават опорна точка, за да преценят дали печелят или губят от внедряването на дадена технология, защото всяко решение е различно. Едно е да се поддържат офис приложения под Windows, а съвсем друго – брокерска система под Unix. И в двата случая обаче има добри и лоши решения. TCO е комплексната оценка. Разходите са в числителя. В знаменателя, може да бъде реализираната услуга, удовлетворението на клиента, нивото на качество или производителността”, казва създателят на концепцията Бил Къруин, вице президент на Gartner Group.

TCO – отправна точка за намаляване на разходите

За ИТ мениджърите е важно да знаят, че общата цена на притежание се увеличава, ако бъдат отчетени:

>> Поведението на крайните потребители. Най-съществената част от стойността на едно PC (например) е свързана със загубите на работно време в случаи, когато потребителите имат нужда от намесата на администратора. Примери за такива ситуации са изтриване на системни файлове по невнимание, инсталация на допълнителни (често несвързани с бизнеса) програми, които влизат в конфликт с инсталираните по-рано приложения, непроизводителни действия на крайния потребител и т.н.

>> Нестандартни компютърни конфигурации. Повечето организации използват различни модели от различни производители, които са конфигурирани предварително без да се отчита спецификата в дейността на потребителя. В някакъв момент, възниква необходимост от добавяне или обновяване на драйвери и приложения и тогава рязко нарастват и времевите и финансовите загуби.

>> Неправилни ИТ инвестиции. Грешката на повечето фирми е, че разпределят ИТ бюджета, без да оценяват възможните рискове. Например, една успешна вирусна атака може да нанесе щети, за възстановяването на които да се пропилеят голяма част от средствата, предвидени за ново оборудване и софтуер.

>> Рискове свързани с ИТ производителите и доставчиците. При изчислението на TCO този фактор има различно тегло в зависимост от динамиката на развитие на ИТ пазара. Недостатъчната зрелост на пазара (следствие от която могат да бъдат маркетингови войни, дъмпинг и т.н.) обикновено води до ориентация на потребителите към краткосрочни инвестиционни програми. Това на свой ред довежда до съкращаване на “второстепенни” разходи (например за сервизно обслужване), до икономии при предпродажбената обработка (евтини компютри асемблирани некачествени компоненти) и т.н.

>> Неясни изисквания към проектираната система. В ситуацията, при която “възложителят не знае какво иска, а изпълнителят не знае какво (не)може” е възможно да се получи грандиозна цена на притежанието. Нещо повече, организацията може да си остане само с цената, без притежанието.

>> Слаба защита на информационната система. Лошото проектиране на информационната система в този аспект може да доведе до загуба на много време, средства и ресурси. Сред най-често срещаните грешки са: неправилна организация на електрозахранването, липса на мерки за секретност, пропуски в системите за контрол на целостта на данните и за защита от несанкциониран достъп. Към тази група могат да се добавят рисковете от кражба на информация и на техника.

7 начина да намалим разходите за ИТ

Всичко споменато до тук дава поне 7 идеи за това как можем да оптимизираме разходите за информационни технологии в компанията:

1. Дефинирайте приоритетите

Кои от елементите на TCO са с най-високи стойности във вашия ИТ бюджет? Кои от тях най-лесно могат да бъдат намалени? Опитът показва, че това не са софтуера и хардуера. Средствата, харчени за тях не превишават 30% от общите ИТ разходи (по данни на Interpose). Най-много се харчи за заплати на персонала и за управление на компютърния парк. Обаче преди да уволните половината ИТ специалисти и да разпродадете техниката за да намалите броя на автоматизираните работни места, добре преценете какво сте получили в замяна на направените разходи.

2. Разбийте различните категории разходи на съставните им части.

Не е изключено анализът да покаже, че повече от една трета от работното време на сертифицирания системен администратор със заплата 1500 лева, се губи в помощ на крайния потребител Х, на който фирмата плаща 350 лева. Какво да се направи в този случай? Ясно е, че трябва да се изясни кой от по-малко квалифицираните служители, може да играе ролята на справочна служба. Пестете времето на висококвалифицираните сътрудници.

3. Анкетирайте администраторите и потребителите.

Това е добър метод за оценка на състоянието на фирмената ИТ инфраструктура. Ако проучването ви покаже например, че когато потребителите имат проблем, времето за реакция е над 15 мин., а в над 30% от случаите се иска възстановяване на случайно изтрити файлове, мерките са ясни. Необходимо е обучение за потребителите и ограничаване на правата за достъп до важните данни.

4. Определете категориите потребители.

Основна грешка е изборът на техника, схеми за обслужване и права на достъп да се прави като се има предвид някакъв “среден” потребител, какъвто всъщност не съществува. За да се снижат разходите трябва да се определят реалните категории потребители и да се осигури това, което им е необходимо. Например:

- Служители, изпълняващи критични за организацията задачи и работещи с жизнено важни данни. В тази категория са мениджърите от най-високо ниво, финансовите отдели, ИТ администраторите. За тях трябва да се осигури оборудване и услуги от най-високо ниво. Цената на техния престой е най-висока.

- Мобилни служители. Обикновено те работят със скъпа техника. Изисквания за оборудване и услуги – максимални.

- Служители, ангажирани с обработка на информацията. Цената на техния престой силно варира, но в повечето случаи е висока.

- Оператори, въвеждащи информацията. Най-малко критичната група потребители от гледна точка време на престой.

За да се избегнат излишни разходи препоръките за процентното съотношение на различните категории потребители са:

- броят на служителите с висока стойност на престоя не трябва да бъде над 25%;

- критично важните данни на локалните твърди дискове не трябва да надвишават 10% от общия обем на обработваемата от потребителя информация.

5. Намалете времето за престой

Според Interpose цената на престой достига до 16% от общата стойност на притежанието, докато нормално не трябва да надвишава 4%. Ако загубеното време заради проблеми свързани с работата на техниката и приложенията се намали дори само с 10-20%, ИТ бюджета реализира съществени икономии.

6. Редуцирайте цената на управлението.

Това може да се постигне с използване на специализиран софтуер, повишаване квалификацията на персонала и др.

7. Минимизирайте разходите за съхраняване на информацията.

Проучване на Main Control показва, че създаването на 1MB информация струва $1, а за годишното и съхранение и управление се харчат $8. За създаване на резервни копия, архивиране и управление на данните отива 20% от работното време на ИТ мениджърите. За снижаване на разходите се препоръчва автоматизиране на всички процедури по архивиране и възстановяване на информацията – иначе похарчените средства са до 40% повече и рискът от грешки е по-голям. Непременно трябва да има план за действие в случай на срив, хакерска атака, вирусна зараза. С тези мерки цената за съхранението на 1MB информация се свежда до $3, вместо споменатите $8.

Източник : http://cio.bg/5432_finansovoto_izmervane_na_it__trudna_no_vazmozhna_misiya